Die Erfassung einer Refi-Anfrage kann im Refi-Portal online erfolgen oder die Daten werden über eine Standardschnittstelle aus einem Vorsystem eingelesen. Der Aufbau der Refi-Anfrage richtet sich nach den Erfordernissen der refinanzierenden Banken und enthält somit die notwendigen Daten, um die Refi-Anfrage möglichst schnell und unproblematisch zu bearbeiten. Die refinanzierenden Banken sehen die Anfrage in ihrem Portal und können sie über eine Schnittstelle auslesen und ohne weitere Eingabe in ihrem Genehmigungsprogramm verwenden. Die Leasinggesellschaft hat im Portal die Einsicht in den aktuellen Status der Refi-Anfragen. Aus Sicht der Bank werden die Anfragen statistisch über alle Leasinggesellschaften bewertet, um die erforderlichen Aussagen (Ablehnungsquote, Auflagenquote, Umsatz, etc.) zu berechnen. Die Leasinggesellschaften erhalten Statistiken für die Quoten ihrer Refibanken. Dazu berechnet das Portal, wie lange der Genehmigungsprozess jeweils gedauert hat. Durch die Anbindung des Moduls Credit Check werden die Daten der Refi-Anfrage für beide Parteien qualitativ aufbereitet. Das Einholen sämtlicher Auskünfte wird im Refi-Portal ohne weitere Eingabe von Daten voll unterstützt. Die Kosten hierfür werden transparent berechnet und als Projektkosten zur Verfügung gestellt. So wird die komplette Antragsverwaltung und Refi-Anfrage zu eine Win-Win Strategie für beide Seiten.